Datenschutzerklärung – ATLAS

ATLAS – Arbeitszeit sichtbar machen – ist ein digitales Werkzeug, mit dem Lehrkräfte ihre Arbeitszeit für eigene Zwecke dokumentieren, auswerten und sichtbar machen können.

Der Schutz persönlicher Daten ist dabei ein wesentliches Gestaltungsprinzip von ATLAS. Es sollen nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für die Bereitstellung der jeweils genutzten Funktionen erforderlich sind.

ATLAS ist insbesondere kein dienstliches Zeiterfassungssystem des Arbeitgebers oder Dienstherrn. Die Nutzung erfolgt grundsätzlich eigenverantwortlich durch die Nutzer:innen.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch der Website und bei der Nutzung von ATLAS verarbeitet werden.

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Dr. Stefan Helge Kern
Hannover
Deutschland

E-Mail: atlas@memos-schulorganisation.de

Bei ATLAS gelten insbesondere folgende Grundsätze:

• Daten werden nur für festgelegte Zwecke verarbeitet.
• Die Verarbeitung wird auf das erforderliche Maß beschränkt.
• Arbeitszeitdaten dienen grundsätzlich der persönlichen Dokumentation durch die Nutzer:innen.
• ATLAS verkauft keine personenbezogenen Daten.
• Arbeitszeitdaten werden nicht zu Werbezwecken ausgewertet.
• Eine Weitergabe persönlicher Arbeitszeitaufzeichnungen an Arbeitgeber, Dienstherren, Schulen oder andere Dritte erfolgt durch ATLAS nicht, sofern hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht oder die Nutzer:innen eine entsprechende Übermittlung selbst veranlassen.

Nutzer:innen entscheiden insbesondere selbst, welche Angaben sie in ATLAS erfassen und welche Daten sie exportieren, herunterladen, weitergeben oder anderen Personen zugänglich machen.

Für die Nutzung bestimmter Funktionen von ATLAS kann die Einrichtung eines Benutzerkontos erforderlich sein.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse,
• technische Benutzer-ID,
• Zeitpunkt der Registrierung,
• Zeitpunkt von Anmeldungen,
• für die Authentifizierung erforderliche technische Daten,
• freiwillige Profilangaben.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie zur Bereitstellung des Benutzerkontos und der von Nutzer:innen gewünschten Funktionen erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Angaben freiwillig erfolgen, beruht ihre Verarbeitung auf der Entscheidung der Nutzer:innen, die entsprechende Funktion zu verwenden.

ATLAS ermöglicht die Erfassung und Verarbeitung von Angaben zur persönlichen Arbeitszeit.

Dazu können insbesondere gehören:

• Beginn und Ende von Arbeitsphasen,
• Dauer von Arbeits- und Ruhezeiten,
• Pausen,
• Kategorien von Tätigkeiten,
• Kalendereinträge,
• Angaben zu Unterrichtswochen, Ferien, Feiertagen oder anderen Zeiträumen,
• freiwillige Angaben zur persönlichen Arbeitszeitorganisation.

Diese Daten können Rückschlüsse auf den persönlichen Tagesablauf und die berufliche Tätigkeit zulassen. Nutzer:innen sollten deshalb bewusst entscheiden, welche Daten sie erfassen.

Es sollen keine personenbezogenen Daten von Schüler:innen, Eltern, Kolleg:innen oder sonstigen Dritten in Freitextfelder, Kategorien oder andere Eingabefelder eingetragen werden, sofern dies für die Nutzung von ATLAS nicht erforderlich ist.

Insbesondere sollten keine Namen, Leistungsdaten, Gesundheitsdaten, Gesprächsinhalte, pädagogischen Dokumentationen oder sonstigen vertraulichen Informationen über Schüler:innen oder andere Personen in ATLAS gespeichert werden.

Die Nutzer:innen sind selbst dafür verantwortlich, dass die von ihnen eingegebenen oder importierten Inhalte rechtmäßig verarbeitet werden dürfen.

ATLAS kann Funktionen bereitstellen, mit denen Nutzer:innen Daten aus externen Kalendern oder anderen Systemen importieren.

Die Nutzung solcher Funktionen erfolgt freiwillig.

Nutzer:innen entscheiden selbst,

• welche Datenquelle sie anbinden,
• welche Daten sie importieren,
• ob importierte Einträge übernommen, verändert oder gelöscht werden und
• ob die importierten Daten für die persönliche Arbeitszeitdokumentation geeignet sind.

Kalendereinträge können personenbezogene oder vertrauliche Informationen über Dritte enthalten. Nutzer:innen sollten deshalb möglichst nur Kalender oder Datenquellen verwenden, deren Inhalte für die persönliche Arbeitszeitdokumentation geeignet sind.

ATLAS fordert Nutzer:innen nicht dazu auf, vertrauliche Schüler-, Eltern- oder Personaldaten zu importieren.

Soweit durch die eigenverantwortliche Auswahl einer Datenquelle personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden, liegt es in der Verantwortung der Nutzer:innen zu prüfen, ob dies zulässig ist.

Soweit ATLAS eine lokale Speicherung von Arbeitszeitdaten anbietet, werden die betreffenden Daten auf dem von der Nutzerin oder dem Nutzer verwendeten Gerät beziehungsweise an einem von ihr oder ihm gewählten Speicherort gespeichert.

Bei einer solchen lokalen Speicherung liegt die Verantwortung für

• die Auswahl des Speicherortes,
• die Zugriffssicherung des Geräts bzw. Speicherortes,
• die Erstellung von Sicherungskopien,
• die Synchronisation zwischen Geräten,
• die Löschung lokaler Dateien und
• den Schutz vor Verlust oder unberechtigtem Zugriff

bei der Nutzerin bzw. beim Nutzer.

ATLAS kann insbesondere nicht gewährleisten, dass lokal gespeicherte Daten nach Verlust, Defekt, Zurücksetzen oder Austausch eines Geräts wiederhergestellt werden können.

Nutzer:innen sollten bei wichtigen Aufzeichnungen selbst für eine geeignete Datensicherung sorgen.

Soweit Nutzer:innen eine serverseitige Speicherung verwenden, werden die hierfür erforderlichen Daten durch die für ATLAS eingesetzten technischen Dienstleister verarbeitet.

Eingesetzt werden derzeit insbesondere:

• Domain- und Webhosting: STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland – Registrierung und Verwaltung der Domain memos-schulorganisation.de; die Rechenzentren der STRATO GmbH befinden sich in Deutschland.
• Auslieferung der Web-App: Hosting-Infrastruktur des Anbieters der ATLAS-Plattform (Lovable); die Auslieferung der Seiteninhalte erfolgt über ein Content-Delivery-Netz.
• Datenbank, Authentifizierung und serverseitige Speicherung: Supabase; die Datenbank wird in der Europäischen Union betrieben (AWS-Region Frankfurt am Main, eu-central-1, Deutschland).
• Serverstandort: Konto- und Arbeitszeitdaten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (Deutschland) gespeichert.
• Auftragsverarbeitung: Mit den genannten Dienstleistern werden Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
• Löschfristen: Konto- und Arbeitszeitdaten werden mit der Löschung des Benutzerkontos entfernt. Technische Protokolldaten werden kurzfristig, längstens nach 30 Tagen gelöscht, soweit keine Sicherheitsvorfälle oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Soweit externe Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden die datenschutzrechtlich erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Beim Aufruf der Website beziehungsweise der Web-App können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Ressource,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem,
• übertragene Datenmenge,
• technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit des Angebots.

Rechtsgrundlage ist, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb des Angebots.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Sicherheitsvorfälle eine längere Speicherung erforderlich machen.

ATLAS verwendet auf dem Endgerät ausschließlich technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechniken. Es werden keine Tracking-Cookies, keine Werbe-Cookies, keine Analytics-Dienste und keine Cookies Dritter eingesetzt.

Soweit die Speicherung von Informationen auf dem Endgerät oder der Zugriff darauf unbedingt erforderlich ist, um einen von Nutzer:innen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, ist dies nach § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig. Rechtsgrundlage ist ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht in der funktionsfähigen Bereitstellung von ATLAS.

Folgende Techniken werden konkret eingesetzt:

• Cookie „sidebar_state": Erstpartei-Cookie, speichert den Zustand der Navigationsleiste (geöffnet/geschlossen). Speicherdauer: 7 Tage. Zweck: bedienbare Oberfläche.
• localStorage „sb-<projekt>-auth-token": Speichert die Anmeldesitzung (Zugriffs- und Aktualisierungstoken), damit die Anmeldung über Seitenwechsel erhalten bleibt. Speicherdauer: bis Abmeldung oder Ablauf der Sitzung. Zweck: Aufrechterhaltung der Anmeldung.
• localStorage „atlas.storage-mode": Speichert die Konto-ID und den gewählten Speicherort (ATLAS Cloud oder nur dieses Gerät), damit der Modus sofort beim Laden verfügbar ist. Enthält selbst keine Arbeitszeitdaten. Speicherdauer: bis zur Löschung über die Browsereinstellungen oder das Benutzerkonto.
• sessionStorage „atlas-onboarding-flow": Speichert den aktuellen Schritt der kurzen Einführung innerhalb der Sitzung. Speicherdauer: bis zum Schließen des Browsers. Zweck: Ablauf bei Seitenwechsel erhalten.
• IndexedDB „atlas-local": Wird ausschließlich eingesetzt, wenn Nutzer:innen ausdrücklich den lokalen Speichermodus wählen. Speichert Arbeitszeitdaten auf dem Gerät; jeder Datensatz ist über die Konto-ID zugeordnet und isoliert. Näheres regelt Abschnitt 7.
• Service Worker „/sw.js": Hält in der veröffentlichten App die Programmoberfläche (HTML, Programmcode, Gestaltung, Symbole, Schriften) im Browser-Cache vor, damit ATLAS auch ohne Internetverbindung startet, und ermöglicht Web-Push-Benachrichtigungen für Erinnerungen. Push wird nur nach ausdrücklicher Erlaubnis der Nutzer:innen aktiviert und kann jederzeit widerrufen werden. Rechtsgrundlage für Push: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Speicherdauer: bis zum Löschen der Browserdaten bzw. der Deinstallation. Im Cache werden ausschließlich Programmdateien gespeichert, keine Arbeitszeitdaten und keine Serverantworten mit persönlichen Inhalten.
• .atlas-Sicherungsdatei: Optional und nur im lokalen Modus: eine von Nutzer:innen frei gewählte Datei zur Spiegelung der Geräte­daten. Speicherort und Verwaltung liegen bei den Nutzer:innen.
• Web-Manifest: Ermöglicht die Installation von ATLAS als App auf dem Endgerät. Enthält keine personenbezogenen Daten.

Push-Benachrichtigungen werden nur nach einer gesondert erteilten, freiwilligen Einwilligung versendet. Diese Einwilligung kann jederzeit über die Benachrichtigungseinstellungen des Browsers, in den ATLAS-Einstellungen unter „Erinnerungen" oder durch Abbestellen des Push-Abonnements widerrufen werden.

Alle genannten Speichereinträge können über die Browsereinstellungen gelöscht werden. Im lokalen Modus lassen sich die auf dem Gerät gespeicherten Arbeitszeitdaten außerdem über „Meine Daten löschen" in den ATLAS-Einstellungen entfernt werden. sessionStorage-Einträge enden automatisch mit der Sitzung. Technische Zugriffsdaten, die beim Aufruf serverseitig verarbeitet werden, sind in Abschnitt 9 beschrieben.

ATLAS übermittelt persönliche Arbeitszeitaufzeichnungen nicht automatisch an Schulen, Schulleitungen, Arbeitgeber, Dienstherren, Schulbehörden, Personalvertretungen oder Gewerkschaften.

Eine solche Übermittlung findet nur statt, wenn

1. Nutzer:innen selbst Daten exportieren oder weitergeben,
2. Nutzer:innen ausdrücklich eine entsprechende Funktion auslösen oder
3. eine gesetzliche Verpflichtung zur Herausgabe bestimmter Daten besteht.

Insbesondere besteht durch die Registrierung bei ATLAS keine automatische Verbindung zwischen einem Benutzerkonto und einer Schule oder einem Dienstherrn.

Die Nutzer:innen entscheiden selbst, für welche Zwecke sie ihre mit ATLAS erstellten Aufzeichnungen verwenden.

Dies betrifft insbesondere die Entscheidung,

• ob Arbeitszeitdaten exportiert werden,
• wem sie vorgelegt werden,
• ob sie gegenüber einer Schule oder einem Dienstherrn verwendet werden,
• ob sie in dienstlichen, personalvertretungsrechtlichen, arbeitsrechtlichen oder gerichtlichen Zusammenhängen verwendet werden.

ATLAS trifft diese Entscheidungen nicht für die Nutzer:innen.

Nutzer:innen sollten vor der Weitergabe von Daten prüfen, ob darin Informationen über andere Personen enthalten sind und ob diese gegebenenfalls entfernt oder anonymisiert werden müssen.

ATLAS dient der Dokumentation und Auswertung von Zeitangaben.

Die Verwendung von ATLAS bedeutet nicht, dass eine erfasste Tätigkeit automatisch im arbeits-, beamten-, personalvertretungs- oder dienstrechtlichen Sinne als Arbeitszeit anerkannt wird.

Ebenso stellen Hinweise, Berechnungen, Warnungen, Statistiken oder Auswertungen innerhalb von ATLAS keine verbindliche Feststellung darüber dar,

• welche Tätigkeiten rechtlich als Arbeitszeit gelten,
• welche Arbeitszeit geschuldet wird,
• ob arbeitszeitrechtliche Grenzen eingehalten oder überschritten wurden,
• welche Ansprüche gegenüber einem Arbeitgeber oder Dienstherrn bestehen oder
• welche rechtlichen Folgen sich aus den dokumentierten Zeiten ergeben.

Die rechtliche Bewertung kann insbesondere vom Beschäftigungsstatus, Bundesland, Dienstherrn, Tarifvertrag, Beamtenrecht und den Umständen des Einzelfalls abhängen.

ATLAS soll dabei helfen, Arbeitszeit sichtbar zu machen und die persönliche Reflexion über Arbeitsbelastung und Erholungszeiten zu unterstützen.

ATLAS ersetzt jedoch keine individuelle Rechtsberatung, arbeitsmedizinische Beratung, medizinische Beratung oder Gefährdungsbeurteilung.

Hinweise zu Arbeitszeit, Ruhezeiten, Belastung oder Gesundheit dienen ausschließlich der allgemeinen Information.

Bei rechtlichen, dienstrechtlichen oder gesundheitlichen Fragen sollten Nutzer:innen gegebenenfalls fachkundigen Rat einholen.

ATLAS ist auf die von Nutzer:innen eingegebenen, importierten oder bestätigten Daten angewiesen.

Automatisch erzeugte Vorschläge – beispielsweise auf Grundlage von Kalenderdaten – können unvollständig oder fehlerhaft sein.

Nutzer:innen bleiben dafür verantwortlich, importierte und automatisch vorgeschlagene Zeiten vor einer weiteren Verwendung auf Plausibilität und Richtigkeit zu prüfen.

ATLAS übernimmt keine Gewähr dafür, dass automatisch importierte, vorgeschlagene, kategorisierte oder berechnete Zeiten den tatsächlichen Arbeitszeiten entsprechen.

Trotz angemessener technischer Maßnahmen kann eine jederzeitige und vollständig störungsfreie Verfügbarkeit eines digitalen Angebots nicht garantiert werden.

Insbesondere können Wartungsarbeiten, technische Störungen, Ausfälle externer Dienstleister, Änderungen an Schnittstellen oder andere Ereignisse die Nutzung zeitweise beeinträchtigen.

Nutzer:innen sollten Daten, deren dauerhafte Verfügbarkeit für sie wichtig ist, regelmäßig exportieren oder anderweitig sichern.

Es gelten die gesetzlichen Haftungsregelungen.

Soweit gesetzlich zulässig, wird keine Haftung für Schäden übernommen, die ausschließlich daraus entstehen, dass Nutzer:innen

• unrichtige oder unvollständige Daten eingeben,
• automatisch erzeugte Vorschläge ungeprüft übernehmen,
• Daten ohne ausreichende Prüfung an Dritte weitergeben,
• personenbezogene oder vertrauliche Daten Dritter unzulässig eingeben oder importieren,
• ihre Zugangsdaten oder lokal gespeicherten Dateien nicht ausreichend schützen oder
• ATLAS für Zwecke verwenden, für die das Angebot nicht bestimmt ist.

Ebenfalls wird, soweit gesetzlich zulässig, keine Gewähr dafür übernommen, dass mit ATLAS erzeugte Dokumentationen von Arbeitgebern, Dienstherren, Behörden oder Gerichten als Nachweis anerkannt werden.

Zwingende gesetzliche Haftungsbestimmungen bleiben unberührt. Dies gilt insbesondere für eine Haftung, die nach geltendem Recht nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden darf.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur denjenigen Stellen zugänglich gemacht, die für die Bereitstellung und den sicheren Betrieb von ATLAS erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Hosting-Anbieter,
• Datenbank- und Authentifizierungsdienstleister,
• E-Mail-Dienstleister,
• technische Dienstleister.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

[Die tatsächlich eingesetzten Anbieter sind vor Veröffentlichung hier konkret aufzuführen.]

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn hierfür die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

[Hier konkret angeben, ob und durch welche eingesetzten Dienste Drittlandübermittlungen stattfinden. Falls ausschließlich EU/EWR-Verarbeitung stattfindet, entsprechend eindeutig formulieren.]

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten eine weitere Speicherung verlangen.

Nutzer:innen können ihr Benutzerkonto nach Maßgabe der in ATLAS angebotenen Funktionen löschen beziehungsweise die Löschung verlangen.

Vor einer Kontolöschung sollten Nutzer:innen diejenigen Arbeitszeitdaten exportieren, die sie behalten möchten.

Bei lokal gespeicherten Daten führt die Löschung eines ATLAS-Benutzerkontos nicht zwingend zur Löschung von Dateien oder Sicherungskopien, die sich auf Geräten oder Speichermedien der Nutzer:innen befinden. Für deren Löschung sind die Nutzer:innen selbst verantwortlich.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf

• Auskunft über ihre personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit und
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können gerichtet werden an:

atlas@memos-schulorganisation.de

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

[Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde des Verantwortlichen mit Anschrift und Link ergänzen.]

ATLAS trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Kein internetbasierter Dienst kann jedoch einen absoluten Schutz vor sämtlichen technischen Risiken gewährleisten.

Nutzer:innen tragen insbesondere selbst dazu bei, ihre Daten zu schützen, indem sie

• sichere und ausschließlich persönlich verwendete Zugangsdaten benutzen,
• Zugangsdaten nicht weitergeben,
• ihre Geräte gegen unbefugten Zugriff schützen,
• Sicherheitsupdates installieren und
• bei lokaler Speicherung selbst geeignete Sicherungskopien erstellen.

Ob ATLAS auf einem dienstlich bereitgestellten Gerät oder innerhalb einer dienstlichen IT-Infrastruktur genutzt werden darf, richtet sich nach den jeweiligen Vorgaben des Arbeitgebers, Dienstherrn beziehungsweise der zuständigen Stelle.

ATLAS erteilt keine Freigabe zur Nutzung auf dienstlichen Geräten oder Netzwerken.

Nutzer:innen sind selbst dafür verantwortlich, entsprechende dienstliche Vorgaben zu beachten.

ATLAS richtet sich an Nutzer:innen, die ihre Arbeitszeit eigenständig dokumentieren möchten.

Die Nutzung von ATLAS begründet keine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gegenüber einem Arbeitgeber oder Dienstherrn und ersetzt kein gegebenenfalls vorgeschriebenes dienstliches Verfahren zur Arbeitszeiterfassung.

ATLAS kann insbesondere nicht beurteilen, ob Nutzer:innen aufgrund ihres konkreten Beschäftigungs- oder Dienstverhältnisses bestimmte Dokumentations-, Anzeige- oder Genehmigungspflichten treffen.

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen von ATLAS, eingesetzte technische Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: August 2026